Организация материально-технического обеспечения - экономическая, взаимосвязанная система, обеспечивающая регулирование производства и сбалансированность его ресурсов с производственной программой по выпуску и реализации продукции. Подвижность важнейших экономических нормативов (цен, тарифов, налоговых ставок), неустойчивость хозяйственных связей предопределяют повышение роли прогнозирования материально-технического обеспечения.
Материально-техническое обеспечение производства как компонент логистики и обеспечивающей подсистемы системы производственного менеджмента во многом определяет качество процесса переработки входа системы в ее выход - готовый продукт. При низком качестве входа системы невозможно получить высокое качество ее выхода.
Организация материально-технического обеспечения и планирование закупок на ОАО «ВИТЯЗЬ» осуществляется в соответствии с международным стандартом ИСО 9001. Главные задачи подразделения, осуществляющего закупки продукции:
своевременное обеспечение подразделений предприятия необходимыми видами ресурсов требуемого количества и качества при оптимальном соотношении цена - качество;
улучшение использования ресурсов, повышение производительности труда, фондоотдачи, сокращение длительности производственных циклов изготовления продукции, обеспечение ритмичности процессов, сокращение оборачиваемости оборотных средств, полное использование вторичных ресурсов;
анализ организационно-технического уровня производства и качества выпускаемой продукции у поставщика и подготовка предложений по повышению конкурентоспособности поставляемых материальных ресурсов либо смене поставщика конкретного вида ресурса.
Для достижения перечисленных целей работники отдела обеспечения изучают и учитывают спрос и предложение на все потребляемые предприятием материальные ресурсы, уровень и изменение цен на них, выбирают наиболее экономичную форму товародвижения, оптимизируют запасы, снижают транспортно-заготовительные и складские расходы.
Следует отметить, что на предприятии постоянно ведется экономический анализ рационального применения материалов и ПКИ с наименьшими потерями, что способствует снижению технологического отхода и уменьшению производственных затрат. Внедрение новых технологий позволяет снижать объемы закупок материалов.
При планировании закупок на предприятии обязательно учитывается фактор «риск». Наиболее распространёнными рисками являются: новые цены на ПКИ и материалы, несвоевременная поставка и поставка материальных ресурсов ненадлежащего качества.
Для того чтобы минимизировать или предотвратить последствия этих рисков на предприятии постоянно осуществляются следующие мероприятия:
постоянный поиск более выгодных поставщиков и предложение целому ряду предприятий выступать «запасными», имея возможность их подключения по первому же запросу;
перевод производства на использование более дешёвого сырья;
тщательная оценка и выбор поставщиков;
заключение договоров, предполагающих возмещение убытков, связанных с недопоставкой, несвоевременной поставкой и поставкой материальных ресурсов ненадлежащего качества.
Для совершения материально-технического снабжения на РУПП «Витязь» используется один из широко известных методов - открытый заказ. Имея данные о годовой потребности в закупках, служба снабжения договаривается с поставщиком о суммарной закупке, определяя предполагаемый размер годовой поставки, а затем оформляет заказы в пределах этого количества. В обмен на долгосрочные обязательства многие поставщики склонны продавать товар по более низким ценам. Потребность в ПКИ и материалах постоянно сопоставляется с запасом, заказы на поставку выдаются в соответствии с действительной потребностью. Это позволяет поставщику самому грамотно, достоверно и долгосрочно планировать и регулировать выпуск необходимой ОАО «Витязь» продукции, а также снимает проблему сроков выполнения заказов. График заказов постоянно обновляется, исходя из изменения потребностей, и работа поставщика оценивается по выполнению обновляемого графика.