АКТУАЛЬНОСТЬ. В соответствии с содержанием офисной деятельности и структурой поддерживающих её технологий можно выделить следующие категории офисного персонала:
• инженерно-технический персонал;
• персонал информационного и документационного обеспечения;
• организационный персонал.
Деятельность офисного инженерно-технического персонала
направлена на обеспечение эффективного функционирования технических средств офисных технологий, что и определяет его квалификационный состав, включающий в себя инженеров и техников по эксплуатации соответствующих видов оборудования.
Офисный персонал информационного и документационного
обеспечения
занимается реализацией функций информационной поддержки управленческой деятельности в рамках технологий сбора, накопления, регистрации, передачи, хранения, копирования, упорядочения, поиска, представления, выдачи и защиты данных. В его состав входят специалисты служб документационного обеспечения управления, экспедиций, канцелярий, специализированных подразделений размножения, защиты и хранения документов, а также работники, обеспечивающие функционирование автоматизированных информационных систем (администраторы баз данных и систем, прикладные программисты, операторы ЭВМ).
Офисный организационный
персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной деятельности и ее координацию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят:
• руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно-технического персонала и работни ков информационного и документационного обеспечения;
• секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;
• координаторы офисной деятельности.
В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работников офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей основной деятельности, что не всегда оправданно.
Для эффективной организации офисной работы требуются профессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями.
Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис-менеджера
.
НАУЧНАЯ ПРОБЛЕМА. Отсутствие обобщённых образовательных стандартов и требований к специальности офис-менеджера.
РАБОЧАЯ ГИПОТЕЗА. Данная проблема может быть решена путём изучения и анализа программ подготовки и повышения квалификации офис-менеджера в различных образовательных организациях оперативно отреагировавших на возникновение спроса на работников указанной специальности, а также изучения требований работодателей к профессиональной подготовке офис-менеджера.
ОБЪЕКТ ИССЛЕДОВАНИЯ: офис-менеджера.
ПРЕДМЕТ ИССЛЕДОВАНИЯ: функции и задачи офис-менеджера
ЦЕЛЬ: сформировать представление о профессиональном облике офис-менеджера и специфике его работы, изучить содержание и основные направления повседневной деятельности офис-менеджера в условиях современного предприятия, включая вопросы управления персоналом.
ЗАДАЧИ ИССЛЕДОВАНИЯ:
1. Выявить литературу по теме исследования.
2. На основе анализа литературных источников изучить задачи и функции офис-менеджера, выявить основные требования к деловым и личным качествам офис-менеджера, а также основные виды документов, регламентирующие его работу.
3. Проанализировать деятельность (название фирмы) и выявить место офис-менеджера в организации работы этой фирмы.
4. Разработать и предложить для внедрения должностную инструкцию офис-менеджера.
МЕТОДЫ ИССЛЕДОВАНИЯ:
- метод работы с документами;
- метод анализа информации;
- метод синтеза информации;
-метод опроса.
НАУЧНАЯ НОВИЗНА: Выявлена роль офис-менеджера в управлении и организации работы современного предприятия; разработана должностная инструкция офис-менеджера.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЗНАЧИМОСТЬ: Результаты исследования могут быть использованы в работе офис-менеджеров, а также студентами обучающимися по специальности «Документоведение и ДОУ», «Менеджмент организации», «Управление персоналом»; разработанная должностная инструкция может быть применена в работе офис-менеджеров различных предприятий и организаций.
Профессия – офис-менеджер