Внутренние источники информации находятся в самой фирме. Это - различные документы и отчеты, сообщения торгового персонала, обзоры рекламаций потребителей и т.д.
При передаче информации из одного отдела в другой, из одной организации в другую образуются информационные потоки.
Информационные потоки - это потоки данных, передаваемых материальными носителями, то есть с помощью разного рода коммуникаций: почты, телеграфа, радио и телефона, телефакса, спутниковой связи, электронной почты, компьютерной сети и т.д.
Обычно выделяют три вида информационных потоков, касающихся положения предприятия. Прежде всего это внутрифирменная информация: портфель заказов, состояние запасов, отчетная документация, которая крайне важна для организации и должна постоянно обновляться. Эта информация ретроспективна, выражена количественно, но она не оказывает решающего влияния на стратегическое управление.
Информация, извлекаемая извне, есть по сути внешняя информация. Сюда относят сведения о проектах конкурентов, рыночных исследованиях, каталогах поставщиков и потребителей, профессиональных салонах-выставках. Данная информация нуждается в особой обработке, так как, отражая внешнюю сторону дела, она может сильно отличаться от реального положения, скрываемого конкурентом.
Наконец, информация, которая исходит от самого предприятия. В принципе, предприятие обычно закрыто для внешнего наблюдения, оно старается контролировать свой имидж. Информация, которая может быть получена на рынке - из специальной прессы, исследований конъюнктуры, банков данных и др. - обычно очень важна, но так как она в той или иной мере формализована и стандартизирована, то не совсем доступна. Намного интереснее в стратегическом плане информация, доступная в силу официальных или неофициальных связей.
Синтаксический уровень информации связан с внешней формой и структурой информационных сообщений. Это касается формата бланков документов, форматов значений реквизитов, структуры хранения данных на машинном носителе, протоколов обмена данными и т. п. Семантический уровень информации определяет смысловое содержание информации. Этот уровень связан с построением технико-экономических показателей, проектированием реквизитного состава документов, разработкой логической структуры базы данных, созданием системы классификации и кодирования. Прагматический уровень отражает ценность информации для системы управления, ее полезность для выработки управленческих решений. Информация как продукт ИС обладает набором потребительских свойств, которые превращают ее в средство труда и товар.
С понятием информации связана количественная мера информации. На синтаксическом уровне принято употреблять термин «данные», для которых используется понятие объема данных (число экземпляров документов, количество документострок, записей файлов, символов, байтов и т. п.). Данные — это «сырье» для получения информации согласно определенным целям обработки. Термин «информация» означает устранение неопределенности путем преобразования данных. Противоположный по смыслу термин — «энтропия», являющаяся мерой этой неопределенности. Информативность сообщений тем выше, чем более определенным становится для получателя информации состояние системы. Семантическая мера информации — «содержательность» основана на наличии тезауруса системы. Тезаурус содержит взаимоувязанные понятия, термины, определения, согласованные структуры данных логического уровня представления (базы данных, формы документов, технико-экономические показатели. Тезаурус выражает «знания» о системе. Новая информация воспринимается через тезаурус, который может пополняться новыми элементами. При этом информативность сообщений зависит во многом от получателя, способного расширить свой тезаурус.
В современном индустриальном информационном обществе информация — это важнейший стратегический ресурс системы управления. ИС должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации: