Контроль – это деятельность руководителей предприятий и вышестоящих звеньев управления, устанавливающих стандарты, нормы и нормативы, проверяющих и оценивающих соответствие им продукции и корректирующих работу исполнителей.
Контролю подлежит все, что принимает прямое и опосредованное участие в производительной деятельности работников. Для организации контроля в настоящее время на предприятии на основании международных стандартов вводится система менеджмента качества.
Политика и цели в области качества устанавливаются, чтобы служить ориентиром организации. Они определяют желаемые результаты и способствуют применению организации ресурсов для достижения этих результатов. Политика в области качества обеспечивает основу для разработки и анализа цели в области качества. Цели в области качества необходимо согласовывать с политикой в области качества и приверженностью к постоянному улучшению, а результаты должны быть измеряемые. Достижения цели в области качества может оказать позитивное воздействие на качество продукции, эффективность (результативность) работы и финансовые показатели и, следовательно, на удовлетворенность и уверенность заинтересованных лиц.
На предприятии разработан ряд стандартов для осуществления контроля такие как:
· Процедура Качества «Руководство по контролю бизнес-процесса»
· Процедура Качества «Порядок подготовки и аттестации внутренних аудитов»
· Процедура качества «Внутренний аудит» и ряд других
Аудиты применяются для определения степени выполнения требований к системе менеджмента качества. Наблюдение аудитов используются для оценки эффективности системы менеджмента качества и определения возможностей для улучшения. Аудиты, проводимые первой стороной (самой организацией) или от ее имени, для внутренних целей могут служить основой для декларирования организацией о своем состоянии. Аудиты, проводимые второй стороной, могут проводится потребителями организации и другими лицами от имени потребителей. Аудиты, проводимые третьей стороной, осуществляются внешними независимыми организациями.
В стандарте процедура качества «Внутренний аудит» отражены:
1. Виды аудитов
2. Организация и проведения внутреннего аудита, которая включает в себя:
· Планирование внутренних аудитов
· Подготовку к проведению внутреннего аудита
· Проведение внутреннего аудита
· Анализ и обобщение результатов внутреннего аудита
3. Годовое планирование внутренних аудитов
На основании утвержденной программы проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества не менее чем за 3 недели до запланированного срока проведения аудита готовится проект приказа о проведении аудита, которым определяется состав и руководитель аудиторской группы.
Приказ руководителя предприятия о проведении аудита выпускается за две недели до начала аудита и доводится до сведения руководителя проверяемого объекта.
Члены аудиторской группы должны быть независимыми от лиц несущих непосредственную ответственность за проверяемую деятельность, и не должны проверять свою собственную работу.
4. Подготовка проверки объекта аудита
После разработки и утверждения Плана внутреннего аудита руководитель группы заранее, но не позднее чем за 10 дней до начала, извещает руководителя проверяемого объекта служебной запиской о предстоящем аудите
4. Подготовка аудиторской группы
Руководитель аудиторской группы проводит совещание с членами аудиторской группы, на котором разъясняют план внутреннего аудита, уточняют план внутреннего аудита, уточняет порядок проведения предстоящей проверки, распределяет обязанности, определяет форму представления материалов и порядок подготовки отчета.
5. Проведения внутреннего аудита
Проверка начинается с проверки наличия доступности документов, проверка соответствия документов установленным требованиям, проверка выполнения требований документов практической деятельности, выявление регистраций несоответствий.
6. Проводится оформление документов по результатам аудита
7. Анализ и обобщение результатов аудита, составления отчета о внутреннем аудите
8. Разработка и реализация корректирующих действий
На примере рассмотрим действие внутреннего аудита, осуществляемого УФПС Читинской области. При проверке составляется лист контроля и вырабатывается план корректирующих действий (см. Приложение №2).