Контроль является одной из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Планирование должно постоянно учитывать возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития бизнес-организации. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей бизнес-организации. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование бизнес-организации и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.
Как и процесс планирования, процесс контроля протекает по отдельным фазам. Каждая из этих фаз отличается постановкой особых задач. Кроме того, фазы контроля связаны между собой и с фазами планирования. Как показано на рис. 2, контроль охватывает четыре фазы процесса при сравнении плановых и фактических показателей:
определение плановых показателей;
расчет фактических показателей;
сравнение фактических и плановых показателей (выявление отклонений между ними);
анализ отклонений.
Таким образом, в функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений бизнес-организации, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятие срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.
Важная функция управленческого контроля - разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности бизнес-организации в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому функция контроля основана в первую очередь на организации системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.
По времени можно выделить: краткосрочный контроль; среднесрочный контроль; долгосрочный контроль.
По функциональным отделам различают: контроль сбыта; контроль изготовления; контроль хранения; контроль снабжения; контроль финансов; контроль инвестиций.
Признак «иерархия управления» позволяет различать: общий контроль (контроль бизнес-организации); контроль отделов; контроль рабочих мест.
Признак «иерархия планирования» ведет к делению: на стратегический контроль; тактический контроль; оперативный контроль.
Бизнес-организации широко используют две формы контроля: финансовый и административный.
Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки обращения и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по организации в целом. Организационно финансовый контроль осуществляется через подразделения на разных уровнях управления.