В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис-менеджер решает следующие основные задачи:
а) управление финансовыми ресурсами офиса (в т.ч. бюджетирование, предполагающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными расходами, а также контроль за оплатой счетов, оформление необходимой бухгалтерской документации, взаимодействие с банком и поставщиками товаров и услуг);
б) организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности);
в) контрольно-инвентаризационная деятельность.
В свою очередь, в деятельности офис-менеджера по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы.
1. Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса.
2. Организация мероприятий по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), нарушающих нормальное функционирование офиса.
В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят:
а) организация и поддержание надлежащих (в т.ч. эргономических, микроклиматических и санитарно-гигиенических) условий работы в офисе в течение дня;
б) организация и осуществление эксплуатации помещения (здания) и коммуникаций в соответствии с установленными порядком и правилами;
в) обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путём замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных материалов к ней, мебели и т.п.);
г) организация работы по отдельным видам обеспечения сотрудников офиса, в т.ч. медицинскому (в частности, медстрахование), бытовому (питание), техническому (обеспечение связью, в том числе мобильной), транспортному (грузовые и пассажирские перевозки), досуговому (подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их доставки на предприятие) и т.д.;
д) оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из прочих документов на транспортное, гостиничное и иное обслуживание, обусловленное спецификой содержания служебных обязанностей и т.д.).
К задачам второго направления, прежде всего, относят:
а) обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путём установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса, включая особый (пропускной) порядок доступа на рабочие места;
б) обеспечение текущего и капитального ремонта помещения (здания), в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций помещения (здания) и находящихся в нём материальных ценностей;
в) обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой.